Dienstreise mit dem Dienstauto

Das Kilometergeld ist eine Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für Dienstfahrten, die der Arbeitnehmer mit seinem eigenen Fahrzeug durchführt. Unter bestimmten Voraussetzungen ist diese Arbeitgeberleistung für den Empfänger steuerfrei.

So werden Dienstreisen mit dem eigenen PKW vergütet

Bei dem Kilometergeld handelt es sich um eine Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für Dienstfahrten, für die der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug nutzt. Dabei kann es sich um einen PKW, um einen Kombi, um ein Motorrad oder um ein Fahrrad handeln. Die Abgeltung erfolgt nach einem pauschalen Satz, um dem Arbeitnehmer die Kosten für jeden gefahrenen Kilometer zu ersetzen. Der Fahrtkostenersatz wird für die ersten 30.000 Kilometer ohne Berechnung von Steuern gewährt, beim Fahrrad sind die ersten 1.500 Kilometer steuerfrei. Einen juristischen Anspruch auf Kilometergeld gibt es für den Arbeitnehmer nicht. Lediglich für Bedienstete des Bundes müssen die Kilometergeldsätze bis zur Höchstgrenze ausgezahlt werden.
Vom Kilometergeld abzugrenzen ist der Kostenersatz durch den Dienstgeber, der auf Basis von tatsächlich vorgelegten Belegen erfolgt. Dabei kann es sich zum Beispiel um Auslagen für die Benutzung von Bus und Bahn, um einen Flug oder um ein Taxi handeln. Der Ersatz von Fahrtkosten nach vorgelegten Belegen ist steuerfrei, sofern es sich ausschließlich um eine dienstliche Fahrt handeln. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise eine Netzkarte bereitstellt, die auch für private Belange eingesetzt werden darf, handelt es sich dagegen um einen steuerpflichtigen Sachbezug. Untersagt der Arbeitgeber die Nutzung der Karte für Privatfahrten und kontrolliert er die Einhaltung, ist die Netzkarte wiederum eine steuerfreie Leistung.

Der Fahrzeugtyp bestimmt die Höhe

Dienstreise mit dem Dienstauto

(c)Bigstockphoto.com/191063155/dolgachov

Die Höhe des Kilometergeldes richtet sich nach dem Fahrzeugtyp. Für den privaten PKW werden pro Kilometer 42 Cent gezahlt. Fahrten mit dem Motorrad und dem Motorfahrrad werden mit 24 Cent pro Kilometer vergütet. Wird das Fahrrad genutzt, erhält der Arbeitnehmer einen Satz von 38 Cent für jeden gefahrenen Kilometer.
Interessant ist in diesem Zusammenhang sicher der vergleichsweise hohe Kostensatz für die Fahrt mit dem Fahrrad. Sie wird mit einem höheren Kilometergeldsatz bezahlt als die Nutzung eines Motorrads. Umweltfreundliches Verhalten durch den Einsatz des Fahrrades wird dadurch unmittelbar finanziell unterstützt. Dass Fahrten mit dem privaten PKW mit dem höchsten Satz erstattet werden, erklärt sich vor dem Hintergrund der Kosten, die sich für den Arbeitnehmer durch die Nutzung seines Privatfahrzeugs für Dienstfahrten ergeben. Der Arbeitgeber fördert damit Mitarbeiter finanziell, die bereit sind, auf die Inanspruchnahme eines Mietwagens oder eines Ersatzfahrzeugs zu verzichten, die gerne flexibel unterwegs sind und für die öffentliche Verkehrsmittel aufgrund der Strecke oder der Zeitlage nicht in Frage kommen.

Diese Kosten deckt das Kilometergeld ab

Mit dem Kilometergeld sollen alle Kosten abgedeckt sein, die dem Arbeitnehmer durch die Nutzung seines Privatfahrzeugs auf der Dienstreise entstehen.

Hinweis

Benzin und Öl sind sicher die größten Positionen, die der Arbeitnehmer für die Reise zu zahlen hat.

Aber auch Auslagen, die nicht unmittelbar durch die gefahrene Strecke anfallen, werden abgegolten. Dazu gehören Wartungen und Reparaturen ebenso wie Kosten für Zusatzausrüstungen in Form von Winterreifen oder Schneeketten. Das Autoradio oder ein Navigationsgerät wird ebenfalls erstattet. Alle Steuern, Gebühren und Versicherungen einschließlich der Kaskoversicherung, der Insassenversicherung und der Rechtsschutzversicherung sind erfasst, auch ohne dass der Arbeitnehmer den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsabschlusses führt. Selbst wer also keine Rechtsschutzversicherung für den Verkehrsbereich hat, darf sich die Erstattung zurechnen lassen. Mitgliedsbeiträge für Autofahrerclubs sind ebenso abgegolten wie Finanzierungskosten für eine Leasing- oder Kreditfinanzierung, auch wenn das Auto nicht finanziert ist. Parkgebühren und Mautgebühren aus dem In- und Ausland sind inbegriffen. Zu den erstattungsfähigen Kosten gehören explizit auch Abschreibungen und der Wertverlust des Wagens.
Auf den ersten Blick mag ein Satz von 0,42 Euro für jeden gefahrenen Kilometer recht gering sein. Interessant wird er vor dem Hintergrund, dass auch Kosten abgegolten werden, die dem Arbeitnehmer unter Umständen gar nicht entstehen, wie zum Beispiel Finanzierungskosten für einen Kredit.

Tankdeckel beim Auto

Der Benzinverbrauch wird beim amtlichen Kilometergeld klarerweise mit eingerechnet (c)Bigstockphoto.com/173563685/BirdLKport

Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Damit das Kilometergeld beansprucht werden darf und eine steuerfreie Leistung des Arbeitgebers bleibt, sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen.

  • Es muss sich um eine Dienstfahrt handelt, die der Arbeitnehmer mit seinem privaten Fahrzeug unternimmt. Die Fahrt muss also auf Anweisung und im Interesse des Dienstgebers durchgeführt werden.
  • Unerheblich ist es, ob für die Reise andere Verkehrsmittel zur Verfügung stehen. Selbst wenn es sich um eine Fahrt handelt, die aufgrund der Länge besser mit dem Zug oder mit dem Flugzeug zu absolvieren wäre, obliegt es der Entscheidung des Arbeitnehmers in Absprache mit dem Arbeitgeber, das für ihn passende Verkehrsmittel zu wählen.
  • Der Gesetzgeber macht hier keine Vorgaben, das private Auto kann also problemlos auch für längere Strecken eingesetzt werden, sofern dies unter den entsprechenden Umständen angemessen erscheint.
  • Der Höchstsatz von 42 Cent für jeden gefahrenen Kilometer bei Nutzung des privaten PKW darf bei der Erstattung nicht überschritten sein. Der Arbeitnehmer zahlt den Betrieb des Wagens selbst, er muss aber nicht auf ihn zugelassen sein. Der Halter und der Fahrer des Autos müssen demnach nicht identisch sein, solange der Arbeitnehmer für die Betriebskosten aufkommt.
  • Der Arbeitnehmer hat außerdem einen Nachweis zu führen, dass er die Dienstfahrt absolviert hat. Dabei kann es sich um ein Fahrtenbuch handeln. Das Fahrtenbuch ist fortlaufend zu führen, so dass daraus ersichtlich ist, welche Fahrten dienstlich durchgeführt wurden. Andere Unterlagen sind als Nachweis akzeptiert, sofern sie eindeutig sind. Dabei kann es sich zum Beispiel um kontinuierliche Reisekostenabrechnungen handeln, die der Arbeitnehmer für jede Reise mit seinem Fahrzeug anhand der gefahrenen Kilometer erstellt.

So wird das Kilometergeld berechnet

Für die Ermittlung des Kilometergeldes gibt es feste Vorgaben. Die einzelnen Sätze verstehen sich als Höchstgrenzen für die Steuerfreiheit. Zahlt der Arbeitgeber einen höheren Anteil, hat der Arbeitnehmer diesen mit seinem normalen Steuersatz zu versteuern. Sofern der Arbeitnehmer keine oder nur eine anteilige Erstattung seiner Kosten erhält, darf er die Differenz in Form von Werbungskosten bei der jährlichen Steuererklärung angeben. Er setzt sie dann bei der Arbeitnehmerveranlagung steuermindernd an.
Entscheidet sich der Arbeitnehmer für den Höchstsatz, darf er keine höheren Ausgaben mehr geltend machen. Ein weiterer Abzug bei der Steuererklärung kommt dann nicht in Frage. Nur wenn der Nachweis zu erbringen ist, dass die tatsächlichen Kosten für die absolvierten Dienstfahrten höher waren als die gewährte Pauschalvergütung des Arbeitnehmers, ist ein Ansatz bei der Arbeitnehmerveranlagung akzeptiert.

Hinweis

Das Kilometergeld ist pro Jahr auf eine Strecke von 30.000 Kilometern steuerfrei limitiert.

Ist die Kilometerleistung des Arbeitnehmers mit seinem privaten Fahrzeug höher und ist dies nachweisbar, kommt wiederum eine Angabe in der Steuererklärung in Frage.
Die Zahlung des Kilometergeldes ist außerdem eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Sofern ein Kollektivvertrag oder andere lohngestaltende Vorschriften des Dienstherren keine Regelungen zum Kilometergeld vorsehen, kann dieser das Kilometergeld trotzdem gewähren. Allerdings ist der amtliche Höchstsatz dann wiederum auf den Betrag von 12.600 Euro im Jahr oder 30.000 Kilometer jährlich beschränkt, wenn die Steuerfreiheit gewahrt bleiben soll.

Diese Ausnahmen sollte man kennen

Für die Gewährung des steuerfreien Kilometergeldes gibt es eine Reihe von Ausnahmen. Sie betreffen insbesondere die Definition des Begriffs „Dienstfahrt“, denn nicht jede Fahrt, die im Zusammenhang mit der täglichen Arbeit mit dem eigenen Wagen absolviert wird, ist als Dienstfahrt nach den steuerlichen Vorschriften anerkannt.

Keine Anerkennung bei Fahrten zum Dienstort

Wenn der private PKW für Fahrten zwischen dem Wohnort und dem Dienstort verwendet wird, ist das grundsätzlich keine Dienstreise nach den steuerrechtlichen und den arbeitsrechtlichen Vorgaben. Dabei handelt es sich vielmehr um Privatfahrten, die durch eine Pendlerpauschale zu erstatten sind. Als Dienstort ist der Ort definiert, an dem der Arbeitnehmer seine Arbeit regelmäßig erbringt. Zahlt der Arbeitgeber für diese Fahrten ein Ersatzleistung, unterliegt diese der Versteuerung. Beginnt der Arbeitnehmer eine Dienstreise von zu Hause aus, handelt es sich wiederum um eine anerkannte Fahrt.

Besondere Regelungen für Teleworker

Wer seine Arbeit nur von zu Hause aus durchführt und einen Telearbeitsplatz hat, muss keine Fahrten zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsort zurücklegen. Die Wohnung entspricht in diesem Fall dem Arbeitsplatz. Fallen dann Reisen zwischen der Wohnung und dem Firmensitz an, zählen sie als Dienstfahrt. Anders als bei einem Arbeitnehmer, der regelmäßig zum Dienstort fährt, ist eine solche Anreise zum Arbeitsplatz also erstattungsfähig.

So werden Versetzungen behandelt

Besondere Voraussetzungen gelten auch bei einer Versetzung des Arbeitnehmers. Ist dieser vorübergehend oder auf Dauer an einem anderen Dienstort tätig, ist die Frage nach der Länge der Fahrt zwischen der Wohnung und dem vorübergehenden Dienstort zu stellen. Fraglich ist dann, wann eine Privatfahrt vorliegt oder wann eine Dienstreise absolviert wird. Ausschlaggebend ist die Dauer der regelmäßigen Tätigkeit am Dienstort. Bei Versetzungen ist demnach zu unterscheiden, ob es sich um eine dauerhafte Maßnahme oder um eine vorübergehende Änderung handelt. Bei einer Versetzung auf Dauer ist eine Fahrt zur neuen Arbeitsstätte ab dem Zeitpunkt der Versetzung nur noch eine Privatfahrt, eine Erstattung der Kosten ist dann nicht möglich. Bei befristeten Versetzungen sind steuerfreie Fahrkostenerstattungen bis zum Ende des Monats zu zahlen, in dem die Zahl dieser Privatfahrten zum ersten Mal überwiegt. Ab dem Folgemonat handelt es sich dann nur noch um Privatfahrten, die nicht durch das Kilometergeld abgegolten werden. Sobald die Befristung beendet ist, gelten wieder die ursprünglichen Maßgaben wie vor dem Beginn der befristeten Tätigkeit.


Quellen und weiterführende Infos:

http://www.geldmarie.at/steuern/amtliches-kilometergeld.html

https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/193/Seite.350300.html

https://de.wikipedia.org/wiki/Kilometergeld


(c) Bilder:

Bigstockphoto.com/191063155/dolgachov

Bigstockphoto.com/173563685/BirdLKport

Amtliche Kilometergeld in Österreich berechnen
5 (100%) 2 votes