Für die Steuerbemessung bei Selbstständigen und Unternehmen kommt es vor allem auf den erzielten Gewinn an. Für die Ermittlung des Gewinnes ist der jeweilige Unternehmer selbst verantwortlich. Die ermittelten Daten muss er dem Finanzamt zur Bemessung der Steuern übermitteln. In Österreich gibt es für Selbstständige und Unternehmen drei verschiedene Formen der Gewinnermittlung – doppelte Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Pauschalierung. In dem folgenden Beitrag geht es um die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die auch als einfache Buchführung bezeichnet wird. Sie erfahren, was die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, wann diese angewendet werden darf und welche Aufzeichnungspflichten im Zusammenhang mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bestehen.
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Dabei gilt grundsätzlich das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip, sodass nur diejenigen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst werden, die in dem Kalenderjahr tatsächlich zu- bzw. abgeflossen sind. Es gibt aber auch Ausnahmen von diesem Prinzip. Eine davon besteht bei der Anwendung der Absetzung für Abnutzung (AfA). Zudem wird das Zufluss-Abfluss-Prinzip im Hinblick auf die Anschaffungs- und Herstellungskosten für Grundstücke einschließlich der Gebäude und grundstücksgleiche Rechte sowie für Gold, Silber, Platin und Palladium, sofern diese Edelmetalle nicht der unmittelbaren Weiterverarbeitung dienen, durchbrochen.
Eine Abwandlung bzw. weitere Vereinfachung zu der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bietet bei Vorliegen gewisser Voraussetzungen die Gewinnermittlung durch Pauschalierung. Dabei werden die Betriebsausgaben nicht konkret berechnet, sondern Pauschalen in Abzug gebracht. In der Regel handelt es sich dabei um einen bestimmten Prozentsatz des Umsatzes.
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Wer darf die E/A-Rechnung zur Gewinnermittlung heranziehen?
Allerdings dürfen nicht alle Unternehmer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Ermittlung des Gewinnes heranziehen. Teilweise besteht nach dem Unternehmensgesetzbuch auch eine Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung. Ausgenommen von dieser Pflicht sind insbesondere Freiberufler sowie Land- und Forstwirte. Diese dürfen also in der Regel auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zurückgreifen.
Für die anderen Unternehmer besteht eine Pflicht zur doppelten Buchführung, sobald ihr Umsatz in einem Geschäftsjahr 1.000.000 Euro oder in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils den gesetzlich geregelten Schwellenwert in Höhe von 700.000 Euro überschreitet.
Unabhängig von der Höhe des Umsatzes sind Kapitalgesellschaften sowie unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als Gesellschafter unbeschränkt persönlich haftet (zum Beispiel eine GmbH und Co. KG) zur Buchführung verpflichtet und dürfen deshalb keine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden. Im Unterschied dazu richtet sich die Buchführungspflicht bei den übrigen Personengesellschaften wie bei Einzelunternehmern nach der Art der Tätigkeit (Stichwort: freie Berufe und Land- und Forstwirtschaft) und der Umsatzgröße. Nicht entscheidend ist die Eintragung im Firmenbuch.
Werden von einem Unternehmen freiwillig Bücher geführt, obwohl keine Verpflichtung dazu besteht, darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ebenfalls nicht angewendet werden.
Welche Aufzeichnungspflichten bestehen im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Unternehmer, die ihren Gewinn mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln, müssen nicht nur die tatsächlichen Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnen. Darüber hinaus treffen sie weitere Aufzeichnungspflichten, weshalb sie unter Umständen folgende Unterlagen führen müssen:
- Registrierkasse
- Anlagenverzeichnis
- Wareneingangsbuch
- Lohnkonten.
Daneben ist der Unternehmer verpflichtet Aufzeichnungen im Hinblick auf die Umsatzsteuer zu führen. Empfehlenswert ist es die Aufzeichnungen in dem Einnahmen-Ausgaben-Journal zu erfassen, sodass alle Daten, die für die Umsatzsteuervoranmeldung benötigt werden, aus diesem hervorgehen. Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer, es sei denn ein solcher verzichtet auf die Kleinunternehmerregelung, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Ansonsten treffen ihn keine umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten.
Eine Verpflichtung zur Durchführung einer jährlichen Inventur besteht im Rahmen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht.
Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und -ausgaben
Die grundlegende Aufzeichnungspflicht des Unternehmers im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die laufende Erfassung der Betriebseinnahmen und -ausgaben. Das passiert entweder in Form eines Einnahmen-Ausgaben-Journals oder durch die Sammlung und Archivierung der Kontoauszüge. Aber vor der Erfassung der Betriebseinnahmen und -ausgaben stellt sich logischerweise die Frage, was genau zu diesen zählt.
Betriebliche Einnahmen
Als betriebliche Einnahmen bzw. Betriebseinnahmen werden alle steuerpflichtigen Einnahmen bezeichnet. Dazu zählen nach den gesetzlichen Regelungen in Österreich grundsätzlich alle Einnahmen aus dem Verkauf von
- Waren
- Produkten
- Dienstleistungen.
Ebenfalls zu den betrieblichen Einnahmen hinzugezählt werden Zinseinkünfte und Provisionen. Entsprechendes gilt für durch das Unternehmen eingenommene Anzahlungen, Vorschüsse und Gelder, die dem Unternehmen durch den Verkauf von Anlagegütern zufließen. Als betriebliche Einnahmen zu berücksichtigen sind zudem auch private Sachentnahmen.
Betriebliche Ausgaben
Zu den betrieblichen Ausgaben bzw. Betriebsausgaben gehören alle tatsächlich bezahlten also abgeflossenen Ausgaben eines Unternehmens. Dazu zählen insbesondere folgende Ausgaben:
- Kosten für den Einkauf von Waren
- Personalkosten
- Kommunalsteuer
- Sozialversicherungsbeiträge
- Energiekosten
- Mietkosten
- Abschreibungen (AfA)
- Reparaturkosten
- Kosten für Büromaterialien
- Versicherungsgebühren
- Gebühren für zum Beispiel Telefon und Post
- Honorare für zum Beispiel Steuerberater und Rechtsanwälte.
Kommt es zu Überschneidungen zwischen betrieblichen und privaten Ausgaben, muss der private Anteil ausgerechnet werden. Der berechnete private Kostenanteil darf nicht in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einbezogen werden.
Die Aufzeichnungssysteme: Einnahmen-Ausgaben-Journal oder Archivierung der Kontoauszüge
Zur Erfassung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben, kann der Unternehmer ein Einnahmen-Ausgaben-Journal führen. In dem Journal werden alle baren und unbaren Geldbewegungen erfasst, mit Ausnahme von privaten Einlagen und Entnahmen, Geldflüssen zwischen Bank und Kassa sowie Anschaffungskosten von Anlagegütern, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Die Eintragungen müssen alle vollständig und in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Zudem müssen die zugehörigen Belege im Journal festgehalten und in derselben zeitlichen Reihenfolge abgelegt werden.
Die Eintragungen in das Journal haben zeitnah zu erfolgen und sollten spätestens nach einen Monat und 15 Tagen nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats getätigt worden sein. Allerdings müssen die Bareinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden. Unter gewissen Voraussetzungen müssen die Bareinnahmen sogar sofort mittels einer Registrierkasse erfasst werden.
Als Alternative zur Führung eines Einnahmen-Ausgaben-Journals hat der Unternehmer aber auch die Möglichkeit, seine Betriebseinnahmen und -ausgaben durch die lückenlose Sammlung und Archivierung der Kontoauszüge zusammen mit den dazugehörigen Belegen zu erfassen. Diese Variante eignet sich vor allem in den Fällen, in denen die Zahlungsflüsse zu einem überwiegenden Teil über das Konto abgewickelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob auch der private Zahlungsverkehr über dieses Konto abgewickelt wird.
Aufzeichnung der Bareingänge mittels Registrierkasse
Liegt der Jahresumsatz eines Unternehmens über 15.000 Euro und überschreiten die Bareinnahmen 7.500 Euro im Jahr, muss jeder Bareingang grundsätzlich mithilfe einer Registrierkasse einzeln aufgezeichnet werden. Zu den Bareingängen gehören nicht nur Bargeldeinnahmen. Auch die Einnahmen per Bankomat- oder Kreditkarte, durch Barschecks oder durch vom Unternehmer ausgegebene und von ihm anstelle von Geld angenommene Gutscheine, Bons usw. zählen zu den Bareingängen.
Ein Kassasturz zur Ermittlung der Tageslosung darf bei Erreichen der genannten Umsätze nur noch in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen gemacht werden. Ein Beispiel dafür ist die sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“ für Umsätze im Freien. Nach dieser Ausnahmeregelung ist es unter bestimmten Voraussetzungen möglich die Tageslosung bis zur Umsatzgrenze von 30.000 Euro im Jahr im Wege des Kassasturzes zu ermitteln.
Anlagenverzeichnis zum Nachweis für die jährlichen Abschreibungen
Sollen abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens länger als ein Jahr in einem Betrieb genutzt werden, kann der Unternehmer deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht in voller Höhe im Anschaffungsjahr absetzen – es sei denn, die Kosten für ein einzelnes Anlagegut übersteigen nicht 400 Euro. Der Unternehmer muss die Kosten stattdessen in Form der sogenannten Absetzung für Abnutzung (AfA) auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen. In einigen Fällen ist die Nutzungsdauer gesetzlich festgelegt. Bei einem PKW beträgt die Nutzungsdauer zum Beispiel acht Jahre. Ist die Nutzungsdauer nicht gesetzlich festgeschrieben und existieren auch keine Erfahrungswerte, ist sie zu schätzen.
Das Anlageverzeichnis dient in solchen Abschreibungsfällen als Nachweis für die jährlichen Abschreibungen. In das Verzeichnis muss der Unternehmer zu jedem dieser Anlagegüter folgende Daten eintragen:
- das Anschaffungsdatum
- die Bezeichnung des Anlagegutes
- den Namen und die Anschrift des Lieferanten
- die voraussichtliche Nutzungsdauer in Jahren
- die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten
- den Buchwert zum 01.01.
- den jährlichen Abschreibungsbetrag
- den Restbuchwert zum 31.12.
Wareneingangsbuch bei Einkauf von Waren
Gewerbliche Unternehmer müssen im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auch ein Wareneingangsbuch führen. In das Wareneingangsbuch gehören nicht nur alle Waren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer einkauft, um sie weiterzuverkaufen bzw. zu verarbeiten, sondern auch Waren die für private Zwecke eingesetzt werden und die nach der Art des Betriebes typischerweise zum gewerblichen Weiterverkauf erworben werden.
Wichtig ist, dass die Einträge in der zeitlich richtigen Reihenfolge erfolgen. Zudem müssen die Beträge monatlich und jährlich zusammenaddiert werden. Da bei der Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wie bereits erwähnt, keine Inventurpflicht besteht, muss der Unternehmer nicht am Jahresende den Bestand an Waren bzw. Materialien ermitteln.
Im Einzelnen sind folgende Eintragungen in das Wareneingangsbuch zu machen:
- eine laufende Nummer für die Eintragung
- das Datum der Rechnungsstellung oder des Wareneinganges
- den Name und die Anschrift des Lieferanten
- die Bezeichnung der Ware (es reicht eine branchenübliche Sammelbezeichnung, wie zum Beispiel Fliesen, Büromöbel oder Bücher)
- den Preis der Ware
- ein Hinweis auf den zugehörigen Beleg (zum Beispiel durch eine Belegnummer).
Lohnkonten bei Beschäftigung von Dienstnehmern
Beschäftigt der Unternehmer Dienstnehmer, muss er im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zusätzlich für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte auch ein Lohnkonto führen. Welche Daten ein Lohnkonto enthalten muss, regelt die Lohnkontenverordnung.
Quellen und weiterführende Infos:
https://www.wko.at/service/steuern/Die-Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.html
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