Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die nahezu jeden Verbraucher betrifft, ohne dass er sie im Alltag bemerkt. Deshalb mag sie bei Fragen nach Fälligkeiten, Fristen und Co. in den Hintergrund geraten. Großes Gewicht hat die Umsatzsteuer allerdings für Unternehmer. Sie sollten wissen, was es mit dieser Steuer auf sich hat, worauf sie erhoben wird und wie und wann sie an das Finanzamt abgeführt wird. Worauf also muss man bei dieser Steuer achten?
Was versteht man unter der Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer – als USt abgekürzt und häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet – gehört zu den Konsumsteuern. Sie ist also eine Steuer auf den Verbrauch und den Austausch von Waren oder Dienstleistungen. Gezahlt wird die Umsatzsteuer deshalb von jedem Endverbraucher, dem Konsumenten. Da sie direkt auf den Nettopreis aufgeschlagen wird, fällt dem privaten Kunden häufig kaum auf, dass er diese Steuer bezahlt. Er muss sie auch nicht an das Finanzamt abführen. Anders sieht es allerdings bei dem Unternehmen aus, das die Leistung erbracht hat. Das Unternehmen stellt seinem Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung. Wurde sie durch den Kunden bezahlt, wird sie an das Finanzamt abgeführt. Da ein Unternehmen auch selbst Rechnungen zu zahlen hat für Leistungen, die es in Anspruch nimmt, zahlt es ebenfalls eine Mehrwertsteuer. Diese wird als Vorsteuer bezeichnet. Die Vorsteuer kann beim Finanzamt zurückgefordert werden.
Welche Leistungen unterliegen der Umsatzsteuer?
Einen Vorgang, auf den Steuer erhoben wird, bezeichnet man als „steuerbar“. In Österreich sind Leistungen oder Lieferungen steuerbar, die kostenpflichtig durch ein Unternehmen erbracht wurden, das seinen Sitz in Österreich hat. Auch Unternehmen, die Leistungen für Kunden im Ausland erbringen, sind umsatzsteuerpflichtig. Welche Vorgänge steuerbar sind, ist im Paragrafen 1 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt.
Wie hoch ist die Umsatzsteuer?
Es gibt unterschiedliche Steuersätze für die Umsatzsteuer. Zu unterscheiden sind die folgenden Steuersätze:
- Normaler Steuersatz: 20 Prozent
- Ermäßigter Steuersatz: 10 Prozent
- Speziell ermäßigter Steuersatz: 13 Prozent
Der ermäßigte Steuersatz von zehn Prozent wird auf Lebensmittel, auf Miete, auf Müllabfuhr, auf Bücher und Zeitungen und auf die Personenbeförderung erhoben. Der spezielle ermäßigte Steuersatz von 13 Prozent greift für die Lieferung von lebenden Pflanzen oder Tieren, für Tätigkeiten von Künstlern und für eingeführte Kunstgegenstände.
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Welche Unternehmen sind umsatzsteuerpflichtig?
In Österreich ist nach Unternehmen zu unterscheiden, die umsatzsteuerpflichtig sind und nach Firmen, die davon befreit sind. Maßgeblich für die Festlegung ist der Jahresumsatz. Sofern ein Unternehmen pro Jahr einen Umsatz von über 30.000 Euro erwirtschaftet, unterliegt es der Umsatzsteuer. Ist der Umsatz im Jahr geringer als 30.000 Euro, ist der Betrieb von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Vergleicht man diese Zahlen mit Deutschland, fällt auf, dass österreichische Firmen einen weitaus höheren Jahresumsatz erbringen dürfen und sich trotzdem von der Umsatzsteuer befreien lassen dürfen. Allerdings besteht die Möglichkeit, die Umsatzsteuer freiwillig zu zahlen. Das kann unter bestimmten Umständen vorteilhaft sein.
Wer ist von der Umsatzsteuer befreit?
Es gibt eine Reihe von Unternehmen, die per Gesetz keine Umsatzsteuer auf ihre Leistungen erheben. Dazu gehören Banken, Versicherungen, Ärzte, kulturelle Einrichtungen und Vereine mit gemeinnützigem Hintergrund, sofern sie keine Einnahmen erzielen. Für den Verbraucher bedeutet das, dass er die Leistung dieser Unternehmen unabhängig vom jeweiligen Jahresumsatz ohne Steuer in Anspruch nehmen darf. Ein Patient zahlt für eine Behandlung also nur den Nettobetrag, ebenso fällt für die Leistung einer Bank nur der Nettobetrag an. Auf Versicherungsleistungen werden ebenso keine Steuern auf den Umsatz erhoben, so dass auch dafür nur der Nettobetrag gezahlt wird.
Woher bekommt ein Unternehmen die Steuernummer?
Für Unternehmer ist es wichtig zu wissen, woher sie die Steuernummer bekommen. Zuständig für die Erteilung der Umsatzsteuernummer ist das örtliche Finanzamt. Der Unternehmer muss lediglich einen gültigen Ausweis vorlegen und kann damit die Umsatzsteuernummer beantragen. Sie wird dann von der Behörde vergeben und an den Steuerpflichtigen verschickt. Wer zum ersten Mal unter die Steuerpflicht fällt, beantragt die Umsatzsteuernummer beim Finanzamt und weist sie dann auf Rechnungen, im Impressum der Webseite und auf den offiziellen Firmenunterlagen aus. Das ist nötig, wenn der Jahresumsatz über die Grenze von 30.000 Euro steigt oder wenn man auf freiwilliger Basis Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt. Die Beantragung der Steuernummer ist innerhalb kurzer Zeit recht unbürokratisch erledigt. Auch als Laie muss man keine Sorge haben, dass das Finanzamt hier Probleme macht oder Fragen stellt, die man nicht beantworten kann.
Wann lohnt sich der freiwillige Ausweis der Umsatzsteuer?
Als Unternehmer mit einem Umsatz pro Jahr von unter 30.000 Euro sollte man sich gut überlegen, ob es sich lohnt, die Umsatzsteuer freiwillig zu erheben und abzuführen. Doch worauf kommt es bei der Entscheidung an? Im Prinzip sind zwei Szenarien zu unterscheiden:
Die Ausgaben sind höher als die Einnahmen
Sofern eine Firma mehr Geld ausgibt als es einnimmt, wird auch die Vorsteuer – also die gezahlte Mehrwertsteuer – höher sein als die Umsatzsteuer, die man auf eigene Leistungen erhebt. Als Unternehmen könnte man in diesem Fall mehr Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen, als man selbst abführt. In diesem Fall ist es lohnend, die Umsatzsteuer freiwillig abzuführen. Abhängig von den Ausgaben kann die abgeführte Vorsteuer eine erhebliche Größenordnung ausmachen, die den Betrieb finanziell entlastet. Üblicherweise ist eine Situation, in der die Ausgaben über den Einnahmen liegen, dauerhaft gefährlich, weil das Unternehmen in die Verlustzone rutschen könnte und damit vom Ruin bedroht sein könnte. Gerade dann ist es oft sehr sinnvoll, die zu viel gezahlte Vorsteuer von der Finanzbehörde zurück zu fordern, um dadurch einen Teil der hohen Ausgaben erstatten zu lassen. Typisch ist eine Situation, in der die Ausgaben die Einnahmen übersteigen, zum Beispiel zu Beginn der Aufnahme der selbständigen Tätigkeit. Ist dann eine Büroausstattung anzuschaffen oder sind andere teure Ausgaben nötig, um den Betrieb aufzunehmen, übersteigt die Vorsteuer fast immer die Umsatzsteuer. Dies ist umso mehr der Fall, wenn das Unternehmen noch keine nennenswerte Umsätze erzielt hat. Dennoch sollte diese Situation im Interesse eines gesunden Wachstums des Betriebs immer nur vorübergehend sein.
Die Einnahmen sind höher als die Ausgaben
Etwas anders sieht es aus, wenn die Einnahmen größer sind als die Ausgaben. In einem Unternehmen, das Gewinne realisieren will, sollte das regelmäßig der Fall sein. Dann ist die eingenommene Umsatzsteuer höher als die gezahlte Vorsteuer. Die Differenz hat der Unternehmer an das Finanzamt abzuführen, es besteht dann eine Steuerschuld. Für die Berechnung der Steuerschuld, für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und für die Zahlung an das Finanzamt gibt es genau vorgegebene Fristen, die man nicht versäumen sollte. Sonst droht Ärger mit der Finanzbehörde, die schnell in einer Strafzahlung in Form eines Säumniszuschlags endet.
Wie macht man die Umsatzsteuer geltend?
Wer für einen Kunden eine Leistung erbringt, muss dafür eine Rechnung erstellen. Sie muss bestimmten Anforderungen genügen und genau vorgegebene Angaben enthalten. Sofern ein Betrieb der Steuerpflicht unterliegt, ist auf dem Rechnungsbeleg die Umsatzsteuer aufzuführen. Der Endbetrag der Rechnung – auch als Bruttobetrag bezeichnet – errechnet sich dann aus dem Nettobetrag zuzüglich der jeweiligen Umsatzsteuer.
Wie sieht die Rechnung bei Befreiung von der Steuer aus?
Ein Unternehmen, das aufgrund des Umsatzes von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, darf auf seinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen. Damit muss der Kunde diese Steuer nicht zahlen. Dadurch entspricht der Nettobetrag der Leistung auch dem Bruttobetrag. Wichtig ist, dass man auf der Rechnung darauf hinweist, dass keine Umsatzsteuerpflicht besteht. Der Kunde hat somit durch eine Blick auf die Rechnung die Gewissheit, dass sein Lieferant keine Umsatzsteuer erhebt und an das Finanzamt abführt. Es lohnt sich, bei der Erstellung der Rechnung ganz korrekt vorzugehen und die Befreiung von der Umsatzsteuer genau und verständlich aufzuführen. Sonst droht leicht Ärger mit dem Finanzamt, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Diesen Ärger kann man vermeiden, wenn man den Hinweis in der Rechnung klar und verständlich formuliert.
Was hat es mit der Umsatzsteuervoranmeldung auf sich?
Die Umsatzsteuer ist in Österreich eine Steuer, die jeder Unternehmer selbst ermitteln muss. Dazu erstellt er einmal im Quartal oder jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung. Darin wird aufgeführt, wie hoch die Umsatzsteuer war, die man eingenommen hat. Dieser Umsatzsteuer wird die Vorsteuer gegenübergestellt, die der Betrieb gezahlt hat. Das Formular wird bei der Finanzbehörde eingereicht. Dazu nutzt man das Formular „Umsatzsteuervoranmeldung“, das über FinanzOnline im Internet ausgefüllt und an das Finanzamt geschickt wird. Alternativ dokumentiert man die Zahlen auf dem Formular U30 und schickt diese Formular dann an die Finanzbehörde. Sofern ein Betrieb einen jährlichen Umsatz von über 100.000 Euro erwirtschaftet, ist die Umsatzsteuervoranmeldung jeden Monat abzugeben. Lag der Umsatz im vergangenen Kalenderjahr über 30.000 Euro und unter 100.000 Euro, verlangt die Behörde eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung. Die Verpflichtung, eine Voranmeldung abzugeben, entfällt für den Unternehmer, dessen Jahresumsatz unter 30.000 Euro liegt.
Wie regelt man die Umsatzsteuer in der Buchhaltung?
Da der Umsatz pro Jahr so wichtig ist für die Umsatzsteuerpflicht, sollte man ein wachsames Auge auf die eigenen Umsätze haben. Wer nämlich mehrere Jahre lang trotz Steuerpflicht keine Umsatzsteuer abführt, muss diese unter Umständen nachzahlen, ohne sie selbst von seinen Kunden erhalten zu haben. Diese Steuerschuld entspricht einer finanziellen Belastung, die bis zum Ruin führen kann. Wer seine Umsätze nicht mit einer manuellen Buchführung kontrollieren will, investiert in ein Rechnungsprogramm. Mit Hilfe dieses IT-Tools erkennt man schnell, ob man unter die Grenze von 30.000 Euro fällt oder nicht. Die Rechnung stellt man darauf aufbauend ebenfalls mit Hilfe des Programms korrekt aus. So hat man die Rechnungslegung einschließlich der Umsatzsteuer immer genau im Blick und vermeidet spätere Probleme mit der Finanzbehörde.
Quellen und weiterführende Infos:
https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/umsatzsteuer/umsatzsteuer.html
https://www.wko.at/service/steuern/Umsatzsteuer_Ueberblick_in_Tabellenform.html
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