Jede Person, die in Österreich lebt, muss in den Personenstandsbüchern gemeldet sein. Zu den Personenstandsbüchern gehören das Geburtenbuch, das Ehe- und das Partnerschaftsbuch und das Sterbebuch. Die Anzeige der Geburt durch ein Krankenhaus, durch die Hebamme oder durch die Eltern beim Standesamt dient dazu, die Geburt von lebend geborenen Kindern zu dokumentieren. Seit November 2014 werden die wichtigen Daten über eine Person im Zentralen Personenstandsregister (ZPR) festgehalten. Im ZPR stehen unter anderem die Geburt, die Heirat und der Sterbefall. Damit wurden die früheren Personenstandsbücher abgelöst. Alle Daten, die im ZPR gemeldet sind, können in ganz Österreich durch die Standesämter eingesehen werden. Das ZPR wird in elektronischer Form geführt. Das Geburtenbuch ist seit Januar 2009 ein Teil des Zentralen Personenstandsregisters. Es wird unter dem Namen „Geburtenregister“ ebenfalls in elektronischer Form geführt.
Wozu braucht man einen Auszug aus dem Geburtenbuch?
Infos zum Geburtenbuch (c)elements.envato.com – ababaka
Historisch bedingt sollten im Geburtenbuch die Geburten von Kindern erfasst werden, die lebend zur Welt kamen. An diesem überlieferten Zweck hat sich bis heute nichts geändert. Im Lauf eines Lebens benötigt man aber immer wieder Auszüge aus dem Geburtenbuch oder aus dem Zentralen Personenstandsregister. Zum Beispiel ist bei einer Hochzeit oder beim Abschluss einer eingetragenen Partnerschaft in der Regel eine Abschrift von den Eintragungen im Geburtenbuch vorzulegen. Die Abschrift darf nicht mit der eigentlichen Geburtsurkunde verwechselt werden. Bei einer Geburtsurkunde handelt es sich um einen Auszug aus dem Geburtenbuch. Hier ist der Zeitpunkt der Geburt erfasst, auch der Name des Kindes ist aufgeführt. Bei einer Abschrift aus dem Geburtenbuch sind weitere Informationen angegeben. Es handelt sich dabei um eine vollständige Kopie der Eintragungen im Geburtenbuch mit dem gesamten Wortlaut und mit allen Formulierungen. Darunter fallen zum Beispiel Angaben zur Geburt, zusätzliche Vermerke oder auch Korrekturen, die im Vergleich zur ursprünglichen Formulierung vorgenommen wurden. Muss die Abschrift zum Beispiel bei einer Eheschließung vorgelegt werden, darf sie maximal sechs Monate alt sein. Eine Abschrift aus dem Geburtenbuch ist also umfassender als eine Geburtsurkunde.
Wer darf einen Registerauszug beantragen?
Der Auszug aus dem Geburtenregister soll nicht in unbefugte Hände geraten. Das heißt, dass keine unberechtigte dritte Person auf die offiziellen Daten rund um die Geburt zugreifen darf. Deshalb ist der Kreis der Personen, die einen Registerauszug über die Geburt bekommen, sehr begrenzt. Zugang haben Personen, die in der Eintragung genannt sind und Personen die in irgendeiner Verbindung mit den Informationen im Geburtenbuch stehen. Ein Registerauszug darf auch beantragt werden von Personen, die ein rechtliches Interesse daran haben. Das sind insbesondere Angehörige von Behörden wie zum Beispiel der Polizei. Wenn ein Vertreter einer Behörde also im Rahmen einer Ermittlung Daten aus dem Geburtenbuch benötigt, darf er diese anfordern. Dazu muss er sein berechtigtes Interesse allerdings glaubhaft machen und in schriftlicher Form bewiesen.
Welche Behörden sind für das Geburtenbuch zuständig?
Für Geburten mit einem Geburtsdatum nach dem 01. Januar 1939 ist die Personenstandsbehörde zuständig. Die Personenstandsbehörde ist das Standesamt oder der Verband der Standesämter der Gemeinde, in der die Geburt gemeldet wird. In Wien sind die verschiedenen Standesämter der Stadt zuständig. Für die Geburten vor dem 01. Januar 1939 liegt die Zuständigkeit bei den Pfarrämtern der Kirchengemeinde am Ort der Geburt.
Wie beantragt man einen Registerauszug?
Für die Beantragung gelten genaue Vorschriften. Sie kann in schriftlicher, in persönlicher oder in elektronischer Form vorgenommen werden. Sofern man sich für die elektronische Form entscheidet, ist dazu eine Bürgerkarte vorzulegen. Die jeweils zuständigen Stellen geben ein Formular zur Beantragung auf Anfrage heraus. Wählt man die persönliche Vorsprache, wird der Auszug aus dem Register direkt ausgestellt. Voraussetzung dazu ist, dass die Daten im Zentralen Personenstandsregister aufzufinden sind. Der Antragsteller kann in diesem Fall seinen Auszug direkt mitnehmen. Das ist sinnvoll, wenn man es eilig hat und die Informationen aus dem Geburtenbuch sofort benötigt. Bei der persönlichen Beantragung sollte man sich ausweisen, um zu belegen, dass man an dem Registerauszug ein berechtigtes Interesse hat. Als Nachweis genügt der amtliche Ausweis mit Lichtbild. Sofern eine Behörde die Anfrage stellt oder eine andere Person ein rechtliches Interesse für die Einholung der Informationen nachweist, ist dazu ein entsprechender Beweis vorzulegen. Ein mündlich angeforderter Antrag ist kostenfrei. Beantragt man in schriftlicher Form, fällt ebenso eine Gebühr an wie bei Beantragung auf elektronischem Weg in Verbindung mit einer Bürgerkarte. Die Struktur der Kosten ist so gestaltet, dass man die Antragsteller dazu bringen möchte, von schriftlichen Anfragen abzusehen und persönlich vorzusprechen oder elektronisch zu beantragen. Die Ausstellung des Registerauszugs Geburt ist immer kostenpflichtig. Lediglich für den ersten Auszug bis zu zwei Jahre nach der Geburt des Kindes sind keine Gebühren fällig.
Warum braucht man ein Geburtenbuch?
Zunächst sind die Daten im Geburtenbuch die Basis für die Ausstellung einer Geburtsurkunde. Hinzu kommen weitere Funktionen des Geburtenbuchs. Das Geburtenbuch dient der amtlichen Bestätigung der Geburt eines Menschen. Auch der Tod der Person wird dort dokumentiert. Deshalb sind im Geburtenbuch die Nummern der Testamentskartei aufgeführt, die beim Standesamt dokumentiert sind. Zum Zeitpunkt der Eintragung im Geburtenbuch werden einige beglaubigte Abschriften erstellt. Diese werden zu einem „Zweitbuch“ zusammengestellt. Das Zweitbuch wird auf der zuständigen Kreisverwaltung oder beim Landratsamt geführt. Sofern im Geburtenbuch wesentliche Änderungen vorgenommen werden, sind diese auch im Zweitbuch zu dokumentieren. Das Zweitbuch dient auch als Ersatz für das Erstbuch, sofern dieses verloren geht. In diesem Fall kann ein zweites Exemplar des Zweitbuchs erstellt werden.
Fazit: Das Geburtenbuch begleitet das ganze Leben
Obwohl man als Bürger im täglichen Leben nicht so viel mit dem Geburtenbuch zu tun hat, ist es so etwas wie ein fester Bestandteil im menschlichen Leben. Hier werden Geburt und Tod dokumentiert, und im Lauf des Lebens benötigt man immer wieder Informationen oder Abschriften, die nur in diesem Register aufgeführt sind. Auch für die Behörden ist des Geburtenbuch eine wichtige Quelle an Informationen, die für die Suche nach Personen unverzichtbar sind. Heute liegt das Geburtenbuch in elektronischer Form vor. Dadurch lassen sich die Daten viel besser verwalten. Sie sind leichter zugänglich und können von jeder Behörde überall eingesehen und angefordert werden. Gerade deshalb ist darauf zu achten, dass keine Unberechtigten Zugriff haben und dass die sensiblen Daten nicht in die Hände von Unbefugten geraten.
Quellen und weiterführende Infos:
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/99/Seite.991121.html
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/8/Seite.085200.html
https://www.bmi.gv.at/414/start.aspx
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