Fahrtenbuch in Österreich

In einem Fahrtenbuch halten Sie schriftlich fest, welche Wegstrecken Sie mit Ihrem Fahrzeug zurücklegen und aus welchem Grund Sie fahren. Damit belegen Sie zum Beispiel beim Finanzamt, wie häufig Sie Ihren Firmenwagen privat oder dienstlich genutzt haben, um die steuerpflichtige private Verwendung so weit wie möglich zu reduzieren. Das Finanzamt verlangt das Fahrtenbuch gerne bei Steuerpflichtigen, die einen Dienstwagen auch privat nutzen dürfen oder auch bei Selbständigen, die ein Fahrzeug sowohl zur privaten als auch zur gewerblichen Nutzung einsetzen.

Ein Fahrtenbuch dient der Kontrolle

Fahrtenbuch in Österreich

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In der Regel müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, damit das Finanzamt, die Polizei oder auch Ihr Vorgesetzter weiß, wann Sie mit einem Dienstwagen zu welchem Zweck unterwegs sind. Deshalb sollten Sie genau darauf achten, alle Angaben sorgfältig und regelmäßig einzutragen. Nichts ist unangenehmer als ein Fahrtenbuch, das Sie nachträglich für mehrere Tage oder sogar Wochen pflegen müssen. Wenn Sie nicht darauf achten, dass Ihre Angaben stimmig und logisch sind, besteht außerdem die Gefahr, dass einzelne Aufzeichnungen bei einer Kontrolle negativ auffallen. Sie wirken dann schnell unglaubwürdig und handeln sich unter Umständen sogar Ärger mit der Finanzbehörde oder eben mit Ihrem Chef ein. Deshalb sind die Kriterien Nachvollziehbarkeit, Zeitnähe und Ehrlichkeit sehr wichtige Faktoren beim Führen des Nachweises. Maßgeblich ist auch, dass das Buch änderungssicher geführt wird. Nur dadurch lassen sich nämlich Manipulationen verhindern. Natürlich können Eintragungen im Fahrtenbuch prinzipiell geändert werden, aber alle Änderungen sollten übersichtlich und verständlich aufgeführt sein. Es gibt einige vorgedruckte Formulare für Fahrtenbücher, die diese Anforderungen gut erfüllen. Zum Teil darf ein Fahrtenbuch auch als Taschenkalender oder als Computerbericht geführt werden. Sind Sie im Zweifel, ob Ihr Arbeitgeber oder Ihr Finanzamt diese Form des Fahrtenbuchs akzeptiert, fragen Sie am besten nach, um nicht im Nachhinein bei einer Kontrolle Schwierigkeiten zu bekommen.

Zu den wichtigsten Angaben im Fahrtenbuch gehören der Abfahrtsort, das Datum der Fahrt, der Stand des Tachos am Anfang und am Ende der Fahrt und den Grund für die Fahrt. Außerdem muss der Name des Autofahrers angegeben werden. Diese Daten sind maßgeblich, wenn Sie Ihr Fahrtenbuch beim Finanzamt vorlegen wollen, um dort eine Steuerreduzierung aufgrund der geringen privaten Nutzung des Dienstwagens erwirken wollen.

Keine Verpflichtung zum Führen des Fahrtenbuchs

Als Autofahrer und Steuerpflichtiger müssen Sie wissen, dass Sie grundsätzlich nicht verpflichtet werden können, ein Fahrtenbuch zu führen. So besagt es zumindest die österreichische Regelung. Ob Sie ein Fahrtenbuch führen und wie lange Sie es aufbewahren, ist Ihre eigene Entscheidung. Eine Ausnahme von dieser Vorschrift ist aber möglich, wenn zum Beispiel in Ihrem Dienstvertrag steht, dass ein Fahrtenbuch zu führen ist. Auch durch eine gerichtliche Anordnung können Sie zur Führung verpflichtet werden. Das ist zum Beispiel häufig der Fall, wenn nach einem Verkehrsdelikt nicht nachzuprüfen war, wer ein bestimmtes Fahrzeug gefahren hat. Wenn Sie gesetzlich zum Führen eines Fahrtenbuchs verpflichtet sind, müssen Sie die Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahren, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu entsprechen.

Wenn Sie Ihr Fahrtenbuch aus steuerlichen Gründen führen

Fahrtenbuch geltend machen

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Sofern Sie als Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, weil Sie einen Firmenwagen dienstlich und privat nutzen, unterstellt das Finanzamt immer den sogenannten „vollen Sachbezug“. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer prinzipiell nicht dazu verpflichtet werden kann, das Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen, sofern es keine einschlägige Regelung im Arbeitsvertrag gibt. Sie müssen dann aber damit rechnen, dass Sie den „vollen Sachbezug“ versteuern müssen. Dadurch steigt Ihre Steuerlast.

Wenn Sie nun die steuerpflichtige private Nutzung Ihres Dienstwagens weitgehend verringern wollen und dadurch Ihre Steuerlast reduzieren möchten, sollten Sie unbedingt ein Fahrtenbuch führen. Nur dann können Sie nämlich den reduzierten Sachbezug dem Finanzamt gegenüber geltend machen. Es ist deshalb in der Regel aus steuerlichen Gründen in Ihrem eigenen Interesse, ein Fahrtenbuch zu führen. Der Anteil der privaten Fahrten sollte in diesem Fall so gering wie möglich sein, denn nur dann lässt sich Ihr steuerpflichtiger Privatanteil wirksam verringern. Auch Ihr Arbeitgeber sollte in diesem Fall darauf übrigens achten, dass alle Angaben korrekt getätigt werden, um dem Finanzamt gegenüber ordnungsgemäß Auskunft geben zu können.

Für Selbständige ist aus steuerlicher Sicht dagegen relevant, ob das Fahrzeug zum Betriebs- oder zum Privatvermögen gehört. Sofern der Wagen zu über 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist er Teil des Betriebsvermögens. Wenn er dann auch privat gefahren wird, muss die betriebliche Nutzung mit Hilfe des Fahrtenbuchs glaubhaft gemacht werden. Deshalb ist die betriebliche Nutzung mit den anfallenden Kosten von der privaten Nutzung zu trennen. Wenn ein Fahrzeug zum Beispiel 100.000 Kilometer pro Jahr gefahren wird und zu 60 Prozent betrieblich genutzt wird, kann ein Betrag von 60.000 Euro bei der Einkommenssteuererklärung als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Die privaten Kosten bleiben in diesem Fall natürlich unberücksichtigt. Ist die betriebliche Nutzung geringer als 50 Prozent, ist das Fahrzeug Teil des Privatvermögens. In diesem Fall können Sie wählen, ob Sie in Ihrer Steuererklärung Kilometergeld für die gefahrenen Kilometer geltend machen wollen oder ob die tatsächlichen Kosten für die Nutzung kalkuliert und angesetzt werden sollen. Zu berücksichtigen ist dabei, dass die tatsächlich angefallenen Kosten auch nur in der Höhe der betrieblichen Nutzung steuermindernd angerechnet werden dürfen. Welcher von beiden Ansätzen für Sie als Steuerpflichtiger sinnvoller ist, wird immer im Einzelfall zu prüfen sein. Eine pauschale Empfehlung ist an dieser Stelle nicht zu geben. Als Richtlinie gilt aber, dass Sie die jeweils höheren Kosten ansetzen sollten, um den größtmöglichen Effekt in Ihrer Steuererklärung zu erzielen.

Diese Regeln gelten für die gewerbliche Fuhrparkverwaltung

Wenn Ihr Unternehmen einen Fuhrpark führt, ist meistens für jedes einzelne Fahrzeug ein Fahrtenbuch anzulegen und zu führen. Dadurch behält der Fuhrparkleiter die Übersicht über seine Angestellten und über die Verwendung der einzelnen Wagen. Auch die entstehenden Kosten lassen sich dadurch besser unter Kontrolle behalten und nachvollziehen. Vor allem lässt sich die Auslastung und die Größe des Fuhrparks langfristig leichter dimensionieren. Sofern Sie also Profifahrer in einem großen Unternehmen sind, wird Ihr Arbeitgeber vermutlich verlangen, dass Sie regelmäßig und zuverlässig das Fahrtenbuch ausfüllen. Allerdings nutzen immer mehr Betriebe heute schon das elektronische Fahrtenbuch auf GPS-Basis. Dadurch ersparen Sie sich die umständliche Eingabe von Fahrten, Entfernungen und Reisezweck, und Ihr Arbeitgeber hat einen zuverlässigen und sicheren Nachweis über alle zurückgelegten Fahrten, ohne sich dabei abhängig zu machen von den Eintragungen seiner einzelnen Fahrer. Die digitalen Systeme der neuesten Generation sind in der Regel so aufgebaut, dass alle nötigen Daten transparent und nachweisbar erfasst sind, so dass es keine Probleme mit der Finanzbehörde gibt.

Für gewerblich tätige Transportunternehmen besteht in der Regel eine Verpflichtung zum Führen des Fahrtenbuchs. Als Dienstfahrten gelten dabei Fahrten vom Wohnort zum Arbeitsplatz. Die tatsächlichen Betriebskosten wie die Kraftfahrzeugversicherung, das Benzin, die Reparaturen, die Mautgebühr, die Abschreibungen, die Parkkosten und die Leasingraten sind dagegen tatsächliche Kosten, die Sie als Unternehmer ebenfalls absetzen können. Die Höhe werden Sie durch entsprechende Belege dem Finanzamt gegenüber nachweisen. Als Unternehmer sind Sie auch verpflichtet, Ihre Fahrer aufgrund der geltenden Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes zum Führen eines Fahrtenbuchs anzuhalten. Das ist der Fall, wenn der Wagen nicht unter die sogenannte „Kontrollgeräteverordnung“ fällt oder wenn ein Kontrollgerät nicht freiwillig genutzt wird oder wenn keine anderweitige Ausnahme von der Pflicht zur Führung des Fahrtenbuchs besteht. Seit Anfang 2018 besteht eine Verpflichtung zum Führen eines Lenkprotokolls, noch bis Ende 2018 darf das persönliche Fahrtenbuch in seiner bekannten Form weitergeführt werden. Als Arbeitgeber müssen Sie wissen, dass Sie auch dann zum Führen des Lenkprotokolls verpflichtet bleiben, wenn die Eintragungen von Ihrem Arbeitnehmer vorgenommen werden. Sie müssen Ihren Arbeitnehmern die nötigen Protokolle zur Verfügung stellen oder den Download ermöglichen. Sie müssen Ihre Mitarbeiter anweisen, das Formular korrekt auszufüllen, und Sie müssen die Eintragungen einmal im Monat hinsichtlich der Vollständigkeit überprüfen. Diese Überprüfung haben Sie mit Ihrer Unterschrift zu bestätigen. Die Lenkprotokolle sind zwei Jahre lang aufzuheben. Auf Verlangen der Arbeitsinspektion müssen Sie als Unternehmer die Protokolle vorlegen, um die ordnungsgemäße Führung nachzuweisen.


Quellen und weiterführende Infos:

https://futurezone.at/apps/tour-das-vollautomatische-fahrtenbuch-fuers-smartphone/92.489.909

https://www.wko.at/service/steuern/Muster:-Fahrtenbuch.html


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