Wer Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen hat, muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen und einige Vorgaben einhalten. Angefangen beim Zeitraum für die Voranmeldung über die Abgabe an das Finanzamt und die spätere Verrechnung durch die Steuererklärung gibt es eine Reihe von Vorschriften, die man als Unternehmer kennen sollte. Ob man die Abgabe der Anmeldung selbst durchführt oder einem Steuerberater überlässt, hängt ein wenig von den eigenen Kenntnissen rund um die Steuer ab. Als Anhaltspunkt gilt, dass man sich für sein kleines Unternehmen selbst um die steuerlichen Belange kümmern kann. Mittelständler oder gar große Unternehmen sollten ihre Buchhaltung einschließlich der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) eher einem Fachmann überlassen.
Für welchen Zeitraum gilt die Voranmeldung?
Der Zeitraum für die Voranmeldung ist definiert als der Zeitraum, für den die Voranmeldung selbst erstellt wird, für den die Umsatzsteuer eigenständig errechnet wird und für den die berechnete Vorauszahlung an das Finanzamt abgeführt wird. Der Zeitraum für die Voranmeldung entspricht nach der gesetzlichen Vorgabe dem Kalendermonat. Für Unternehmen, die einen Jahresumsatz von höchstens 100.000 Euro melden, gilt das Kalendervierteljahr als Zeitraum für die Voranmeldung. Es ist möglich, sich freiwillig für die monatliche Meldung zu entscheiden, auch wenn die Umsätze unter 100.000 Euro liegen. Ist die Entscheidung für einen Zeitraum getroffen, gilt sie für das ganze Kalenderjahr. Wird die unternehmerische Tätigkeit innerhalb eines Kalenderjahres begonnen, ist die Höhe des Umsatzes zu schätzen und an die Finanzbehörde zu melden. Sofern man einen Umsatz von über 100.000 Euro bei der Schätzung angibt, ist der Kalendermonat von Anfang an der Zeitraum für die Voranmeldung.
So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung in Österreich (c)elements.envato.com – dolgachov
Wie unterscheidet man Vorauszahlung und Gutschrift?
Jeder Selbständige sollte sauber differenzieren, ob er eine Vorauszahlung leisten muss oder ob er eine Gutschrift von der Finanzbehörde erhält. Eine Vorauszahlung entspricht einer Zahlung, die an das Finanzamt zu leisten ist. Sie entsteht, wenn die eingenommene Umsatzsteuer größer ist als die selbst gezahlt Vorsteuer. Eine Gutschrift ergibt sich dagegen, wenn die gezahlte Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer. Erwirtschaftet ein Betrieb Gewinne, sollte die Umsatzsteuer immer höher sein als die Vorsteuer. In diesem Fall sind nämlich die erzielten Umsätze größer als die Ausgaben. Nur in dieser Situation macht ein Betrieb Gewinne. Sofern die Vorsteuer über der Umsatzsteuer liegt, sind die Ausgaben höher als die Einnahmen. Das kann in einzelnen Monaten der Fall sein, wenn man zum Beispiel eine große Anschaffung getätigt hat. Auch zu Beginn der selbständigen Tätigkeit tritt diese Situation auf, sofern man hohe Kosten für die Betriebsausstattung zu zahlen hat und noch keine Einnahmen zu verbuchen hat. Prinzipiell ist aber davon auszugehen, dass in einem gewinnorientierten Unternehmen eine Umsatzsteuerzahlung an die Finanzbehörde zu leisten ist.
Welchem Zeitraum sind die Steuern zuzuordnen?
Sowohl für die Umsatzsteuer als auch die Vorsteuer gilt die Maßgabe, dass sie jeweils in die Vorsteueranmeldung des Monats aufzunehmen sind, in dem auch die Steuerschuld entsteht. Für diese Entstehung gibt es zwei Ansätze. Die Sollbesteuerung richtet sich nach den verhandelten Entgelten. Die Steuerschuld gilt dann mit Ablauf des Monats, in dem die Lieferung oder die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Sofern die Rechnung erst im Folgemonat ausgestellt wird, verschiebt sich der Zeitpunkt der Besteuerung um einen Monat. Bei der Sollbesteuerung richtet sich der Zeitpunkt der Entstehung der Steuerpflicht folglich nach dem Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wird. Die Istbesteuerung wird nach den vereinnahmten Beträgen berechnet. Das bedeutet, dass die Steuerschuld mit dem Ende des Monats entsteht, indem der Kunde die Rechnung bezahlt. Hier ist also der Zeitpunkt der Zahlung durch den Kunden ausschlaggebend. Für die Berechnung der Vorsteuer ist ebenfalls zwischen der Sollbesteuerung und der Istbesteuerung zu differenzieren.
Wie wird die UVA eingereicht?
Die die Abgabe der Voranmeldung ist das Formular U30 zu nutzen. Einzutragen sind die Umsätze und die Vorsteuer, die im Zeitraum der Voranmeldung angefallen sind. Die Meldung an das Finanzamt erfolgt elektronisch über das System FinanzOnline. Das BMF stellt auf seiner Internetseite eine Reihe von hilfreichen Informationen rund um das System zur Verfügung. Wer sich mit FinanzOnline noch nicht so gut auskennt, ist gut beraten, sich in das IT-Tool einzuarbeiten. Der Gesetzgeber fordert von Selbständigen nämlich prinzipiell, die UVA auf elektronischem Weg vorzulegen. Die Verwendung des Formulars U30 in Papierform ist nur erlaubt, wenn der Unternehmer keinen Internetanschluss hat oder wenn der Umsatz des Vorjahres unter 30.000 Euro liegt. Für einen kleinen Betrieb oder für ein Ein-Mann-Unternehmen mag das zutreffend sein. Sobald eine Firma allerdings eine gewisse Größenordnung erreicht hat, ist diese Umsatzgrenze nicht mehr haltbar. Somit können sich Unternehmer daran orientieren, dass für sie eine Verpflichtung besteht, die Voranmeldung der Umsatzsteuer online abzugeben.
Wer kann sich von der UVA befreien lassen?
Sofern der Umsatz im Vorjahr unter 30.000 Euro lag, ist man von der Einreichung der Voranmeldung befreit. Zusätzliche Voraussetzungen dafür sind, dass die Umsatzsteuer am Tag der Fälligkeit spätestens gezahlt wird oder dass für den Zeitraum der Voranmeldung eine Gutschrift berechnet wurde. Auch ein Unternehmen, das sogenannte „unechte steuerbefreite“ Umsätze ausweist, muss keine UVA einreichen, wenn im jeweiligen Zeitraum der Voranmeldung keine Zahlung entsteht. Diese Regelung ist sogar dann anzuwenden, wenn der Umsatz im vorherigen Kalenderjahr bei über 30.000 Euro liegt. Allerdings müssen auch Unternehmen, die keine Voranmeldung einreichen, eine Zusammenstellung der Grundlagen für die Besteuerung zu erstellen und in ihrem Betrieb in der Buchhaltung aufzuheben. Dazu verwendet man am besten das Formular U30. Wer das Formular an das Finanzamt abgibt, muss eine Kopie zu den eigenen Unterlagen nehmen. Sofern man für die Übermittlung an das Finanzamt ein elektronisches IT-Tool nutzt, kann der Ausdruck als interne Voranmeldung verwendet werden. Dazu muss er nach Aufbau und Inhalt dem Formular U30 entsprechen. Diese Vorgabe entfällt nur, wenn im Zeitraum der Voranmeldung weder ein Überschuss noch eine Vorauszahlung berechnet wurde.
Wann ist die Anmeldung einzureichen?
Auch für den Zeitpunkt der Einreichung bei der Finanzbehörde gibt es einen genau festgelegten Rahmen. Die UVA muss maximal am 15. Tag des zweiten auf den Voranmeldungszeitraum folgenden Kalendermonat bei der Finanzbehörde eingehen. Zu diesem Zeitpunkt ist die Vorauszahlung auch an das Finanzamt zu leisten. Wenn also für den November 2017 eine Umsatzsteuerzahlung in Höhe von 3.400 Euro ermittelt wurde, ist diese zum 15. Januar 2018 fällig. Spätestens an diesem Tag muss die Voranmeldung bei Finanzamt eingehen und die Steuer gezahlt werden. Für den Steuerpflichtigen ist es sehr zu empfehlen, sich nach diesen Regeln zu richten. Sofern die Steuererklärung zu spät abgegeben wird, verlangt die Steuerbehörde in der Regel einen Zuschlag für die Verspätung. Er beträgt bis zu zehn Prozent. Außerdem wird ein Säumniszuschlag erhoben, der je nach Schwere der Verspätung zwischen zwei und vier Prozent des später gezahlten Betrag entspricht. Der Verspätungs- und der Säumniszuschlag entfallen nur, wenn sie maximal 50 Euro betragen.
Wie geht man bei einem Steuerüberschuss vor?
Wenn in einem Abgabezeitraum ein Überschuss der Umsatzsteuer berechnet wird, ist eine Voranmeldung einzureichen. Sie führt dazu, dass der Überschuss auf dem Abgabenkonto des Steuerpflichtigen gutgeschrieben wird. Steuerexperten raten dazu, die Voranmeldung in diesem Fall nicht erst am 15. des zweiten folgenden Monats einzureichen. Es ist sinnvoller, diese bereits am Monatsersten des folgenden Monats zu tun. Wählt der Steuerpflichtige diesen Zeitpunkt für die Abgabe, kann er den Überschuss zum Beispiel dazu verwenden, um eine bestehende Steuerschuld auszugleichen.
Was müssen Kleinunternehmer beachten?
Unter einem Kleinunternehmer versteht man einen Unternehmer, dessen Umsatz im Jahr netto geringer ist als 30.000 Euro. Für diese Steuerpflichtigen gelten veränderte Vorgaben. Eine Umsatzsteuervoranmeldung muss von diesen Unternehmern nur eingereicht werden, wenn sie von der Finanzbehörde explizit dazu aufgefordert werden. Das kann passieren, wenn sie ihren Pflichten zur internen Dokumentation nicht nachkommen. Regelmäßig ist keine UVA einzureichen, wenn die Vorauszahlung vollständig zum Fälligkeitstag gezahlt wird oder wenn für den jeweiligen Zeitraum der Voranmeldung keine Vorauszahlung ermittelt wird.
Welche Fristen gelten bei vierteljährlicher Berechnung?
Sofern ein Unternehmen seine Umsatzsteuer einmal im Quartal zahlt, sind ebenfalls bestimmte Fristen zu beachten.Für das erste Quartal sind die Voranmeldung und die Zahlung zum 15. Mai zu leisten, für das zweite Quartal zum zum 15. August. Für das dritte Quartal eines Jahres fällt die Zahlung am 15. November an. Zu diesem Tag muss auch die Voranmeldung vorgelegt werden. Zuständig für die Voranmeldung und die Steuererklärung ist übrigens das Finanzamt, in dessen Bereich der regelmäßige Wohnsitz des Selbständigen liegt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von dem Wohnsitzfinanzamt. Wenn der Betrieb in einem anderen Ort liegt und ein anderes Finanzamt zuständig ist, übernimmt dieses Finanzamt die Betreuung des Unternehmens. In diesem Fall sind das Betriebsfinanzamt und das Wohnsitzfinanzamt nicht identisch.
Wann ist die Umsatzsteuererklärung einzureichen?
Von der Voranmeldung zu unterscheiden ist die Umsatzsteuererklärung. Sie muss bei elektronischem Versand über das IT-Tool FinanzOnline bis zum 30. Juni des folgenden Jahres eingereicht werden. Wählt man die schriftliche Abgabe, ist der 30. April des nachfolgenden Jahres das ausschlaggebende Datum. Sofern ein Steuerberater die Steuererklärung abgibt, lässt sich die Frist verlängern. Im Rahmen der Steuererklärung wird die gesamte für das Kalenderjahr geleistete Vorauszahlung der Summe gegenübergestellt, die in der Umsatzsteuererklärung ausgewiesen wird. Im besten Fall ist die Steuererklärung nur eine Zusammenstellung aller Vorauszahlungen des vorausgegangenen Jahres. Somit sollte sich auch keine Abweichung der Steuerschuld ergeben. Trotzdem kann es im Einzelfall passieren, dass die Summe der Vorauszahlungen nicht vollständig der Steuerschuld des gesamten Jahres entspricht. Die Summe der Vorauszahlungen kann höher, aber auch geringer sein als die tatsächliche Steuerschuld. Entsprechend ergibt sich der Finanzbehörde gegenüber ein Anspruch auf Erstattung der überzahlten Beträge, oder es entsteht eine Verpflichtung zur Nachzahlung.
Quellen und weiterführende Infos:
Alle Infos zur Umsatzsteuer: https://www.artikles.at/lexikon/umsatzsteuer/
https://www.wko.at/service/steuern/Die_Umsatzsteuervoranmeldung_(UVA).html
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